Bij een opdrachtgever liep al jaren een project om (zelf!) een systeem te bouwen, waarmee leverancierscondities kunnen worden vastgelegd en doorgerekend. Er waren al miljoenen in geïnvesteerd, maar het kwam nog niet tot een voltooiing.
Enorm gewicht
Twee gebeurtenissen brachten dit project in een crisis: de projectleider verliet de organisatie en de controlerend accountant eiste dat het systeem binnen 5 maanden operationeel, getest en in gebruik genomen zou worden. Technisch gesproken werd het systeem “SOX-kritisch” verklaard, wat wil zeggen dat het falen ervan een goedkeurende verklaring van de accountant in de weg zou kunnen staan. Daarmee kreeg het project enorm gewicht.
Bundeling van expertises
Een compagnon van Recentes werd aangezocht de rol van projectleider op zich te nemen en het project af te ronden binnen de eisen van de accountant. Hoewel deze compagnon geen pure IT-er was en is, is het toch gelukt door bundeling van de interne expertise en externe assistentie het systeem tot een oplevering te brengen.
Alle testen goed doorlopen
Het systeem is vervolgens gevuld met de geldende afspraken en gekoppeld (interface) aan het ERP-systeem, zodat op basis van werkelijke data de opbrengsten konden worden doorgerekend en verwerkt in de jaarrekening. Alle testen zijn goed doorlopen; zowel de technische als de acceptatie-testen als de procedurele. Deze laatste betroffen vooral de SOX-testen, waarin alle risico’s van de betreffende processen en systemen in kaart worden gebracht, met de daarbij behorende beheersingsmaatregelen.
Grote tevredenheid
Tot grote tevredenheid van de accountant en (dus) opdrachtgever is het systeem tijdig in gebruik genomen en sindsdien dagelijks in gebruik geweest.