Een vooraanstaande internationale winkelketen (een franchise-organisatie met snel wisselende seizoensassortimenten) met een goede reputatie bij de consument, was zich er niet van bewust dat ze veel geld liet liggen bij leveranciers. Recentes hielp dit geld boven tafel te krijgen en voerde ook structurele verbeteringen door.
Case
Case van Recentes

Verbeterde registratie bleek te zorgen voor een significant resultaat

Een non-food retailer met 97% naamsbekendheid
Een internationale winkelketen, met een hoofdkantoor in het centrum van Nederland en meerdere distributiecentra, heeft een centrale inkoopafdeling. Daarnaast kopen individuele winkels en ook distributiecentra nog zelfstandig in. Gezien deze spreiding van inkoop èn de lange historie van de organisatie is er geen strakke aansturing van inkoopcontracten. De kwaliteit van contracten is nogal wisselend en het opvolgen van de afspraken lijdt vaak onder de commerciële waan van de dag.

 

Recentes is met deze organisatie in contact gekomen en heeft voorgesteld de condities van de afgelopen jaren te controleren. Beoordeeld moest worden of alle opbrengsten uit condities waren ontvangen en of leveranciers over de volledige (decentrale) inkoopwaarde hadden afgerekend.

 

Veel meer dan verwacht

Hoewel de verwachtingen vooraf slechts voorzichtig positief waren, bleek er daadwerkelijk veel geld bij leveranciers te blijven liggen. Veel meer dan verwacht. Doordat inkopers zich niet altijd verantwoordelijk voelden en niet de juiste informatie hadden, werden leveranciers onvoldoende verplicht af te rekenen. Eén leverancier, die al vele jaren zonder contract zaken deed, stuurde zelfs ieder kwartaal een berekening van zijn bonus. Alleen kreeg hij nooit een factuur….. Er stond immers geen afspraak op papier.

 

Een heel praktische werkwijze

Om de inkoopwaarde van alle kanalen onder één noemer te brengen stelde Recentes een heel eenvoudige en praktische werkwijze in. Deze werd gebruikt voor de voorbije jaren, maar vanaf dat moment ook voor de toekomstige opbrengsten. Koppeling van IT-systemen was niet mogelijk zonder grote investeringen, dus werd een Excel-template gebruikt om de data te verzamelen en te bundelen. Hierdoor werden inkoopgegevens uit tientallen afzonderlijke systemen en administraties opeens bij elkaar gebracht en ontstond een totaalbeeld per leverancier.

 

Profijt voor veel ondernemers

Uiteindelijk werd door leveranciers een bedrag van zeven cijfers nabetaald over de afgelopen jaren. Daaruit kwam ook een structurele jaarlijkse verhoging van de opbrengsten, dus ook gunstig voor de toekomst. Omdat binnen deze franchise-formule de opbrengsten worden doorgegeven aan de deelnemers profiteerden alle zelfstandige ondernemers van dit project.

 

Naast de financiële vooruitgang werden ook contracten en voorwaarden uniform en sterker gemaakt. Dat voorkomt onnodige disputen op het moment van afrekening.

Meer weten over dit project?

© 2018 design: studio nenontwerp
Ontwerp, vormgeving en technische realisatie
Studio nenontwerp  -  www.nenontwerp.nl
Contact
Martin van Wijngaarden
studio@nenontwerp.nl
M 06 1665 0665