Industrie, Retail, Wholesale
Bij een aantal van onze relaties treffen we een risicovolle situatie aan, als het gaat om de borging van contracten en andere afspraken met leveranciers.
Een aantal voorbeelden:
- Niet met iedere leverancier wordt een jaarlijks contract afgesloten; sommige contracten zijn al meer dan 10 jaar oud
- Contracten zijn vormvrij en leveren daardoor veel discussies op over de interpretatie: definities ontbreken, moment en wijze van afrekenen zijn onduidelijk, grondslagen zijn niet helder, randvoorwaarden te vaag
- Contracten liggen verspreid in de hele organisatie; in principe kan iedere inkoper zelf afspraken maken en al dan niet vastleggen. Een autorisatieprocedure ontbreekt
- Naast jaarlijkse contracten worden veel aanvullende afspraken mondeling of per e-mail gemaakt. Ook hiervan is geen centrale vastlegging. De organisatie loopt hierdoor veel opbrengsten mis, zeker wanneer er een aanzienlijk verloop van personeel is
- Mailbestanden van relevante werknemers worden niet periodiek opgeslagen om deze zeker te stellen
- Inkopers hebben de vrijheid om afspraken met leveranciers vrij uit te voeren, waardoor nogal eens een concessie wordt gedaan om een ander knelpunt op te lossen. Hierdoor worden faalkosten en de juiste opbrengsten niet inzichtelijk
- De controlling-afdeling houdt zich niet pro-actief bezig met de volledigheid van opbrengsten
- Er is geen vastlegging van de verwachte opbrengsten, die vervolgens kan worden vergeleken met de gerealiseerde opbrengsten. De gerealiseerde opbrengsten gelden als de waarheid
Recentes kan voor de klant een stelsel van procedures en hulpmiddelen ontwerpen en implementeren, die deze risico’s verminderen en de organisatie de juiste grip op leveranciers-opbrengsten geven.
Te denken valt aan:
- Procuratieschema en autorisatietabellen
- Excel- of Access-model, waarin contracten, condities en andere afspraken worden vastgelegd en doorgerekend; gekoppeld aan de inkoopwaarde uit boekhoudingen
- Processchema’s voor leveranciersonderhandelingen
- Standaard contracten en inkoopvoorwaarden, incl. definities en gestandaardiseerde werkwijzen
- Procesontwerp voor (tussentijdse en eind-)afrekening van condities
- Verbetering cash flow door invoering van voorschotten en/of periodieke afrekeningen
- Garanderen van de volledigheid van opbrengsten door b.v. het folderproces uit te breiden met controlling-aspecten voor de leveranciersbijdragen
- Ontwerp voor functiescheiding, waarbij verschil wordt gemaakt tussen de functie die afspraken maakt, de functie die de afspraken borgt, de functie die ze afrekent en de uiteindelijke controles (4-ogen principe)
- (Her)inrichting van het grootboek, zodat meer inzicht ontstaat in • Vorderingen en verplichtingen • Resultaatname m.b.t. leveranciersopbrengsten • Verschil tussen cash flow en resultaat • Splitsing in kalenderjaren of boekjaren, waar de posten op betrekking hebben
- Periodieke controle-maatregelen, zoals • Overall controle op betalingskorting • Regelmatig opvragen van statements van leveranciers • Check op de afwikkeling van retouren, garantie, defecten