1. Wat betekent de naam Recentes?
‘Recentes’ is Latijn voor zoiets als ‘fris, vers’. Recentes werpt een frisse blik op de processen en de financiële huishouding van inkoopafdelingen. Soms doen we een adviesproject vanuit onze ervaring op het gebied van contracten, inkoop en conditiestelsels. Meestal voeren we een audit uit op de contracten en afrekeningen van afgelopen jaren – en ook geven we daarbij onze zienswijze en adviezen over bijvoorbeeld processen. En dat doen we al 10 jaar!
2. Wat maakt Recentes uniek?
Misschien wist je het niet, maar Recentes heeft in Nederland geen directe concurrent. Een ‘gat in de markt’ wordt dat genoemd. Er zijn genoeg bureaus die onderzoek doen naar dubbele betalingen, dat is een bekende activiteit. Maar alle financiële aspecten van leveranciersafspraken met terugwerkende kracht beoordelen en de fouten zelf herstellen, dat doet niemand behalve wij. Toegegeven: het risico is hoog. We investeren vaak 1000 manuren in een project voor er serieuze opbrengsten tevoorschijn komen. Wie durft dat aan?
3. Waarom zouden we Recentes inschakelen?
Schakel Recentes alleen in als je ertegen kunt dat je proces en je cijfers kritisch tegen het licht worden gehouden én als je niet bang bent om een niet-begrote meevaller te rapporteren.
4. En waarom niet?
Vraag Recentes niet om een project te starten wanneer jij of je mensen op de uitkomsten zullen worden afgerekend. Doe het ook niet als je genoeg personeelscapaciteit hebt om zélf alle controles retrospectief uit te voeren. En voorál niet wanneer jouw leveranciers in jou een gehoorzame klant hebben, die niet tegen de stroom in durft te zwemmen.
5. Wat betekent ‘vertrouwelijkheid’ voor Recentes?
Het is inderdaad wel apart. Enerzijds behandelen onze projectteams de meest vertrouwelijke informatie van onze opdrachtgevers – denk aan inkoopprijzen, kortingen en marketingplannen. We krijgen inzage in kostprijzen, kosten en geldstromen. Dat schreeuwt om uiterste discretie en daar zijn we ook heel strikt in.
Aan de andere kant presenteren we openlijk wat we doen en vermelden we zelfs voor welke opdrachtgevers we werken en gewerkt hebben. Is dat niet in strijd met elkaar? Moet Recentes niet een soort discreet recherchebureau zijn, dat onopgemerkt en stil zijn werk doet?
Allereerst: wanneer wij een opdrachtgever vermelden op bijvoorbeeld onze website, dan is dat altijd met toestemming. Bovendien delen we nooit iets over de inhoud van een project. Sommigen opdrachtgevers vertellen er wel zélf iets over in hun testimonial.
Verder: binnen Recentes wordt informatie alleen gedeeld binnen het projectteam. Er wordt geen informatie van een project gebruikt voor een ander project (een soort ‘Chinese Wall’). Natuurlijk werken we met NDA’s (non-disclosure agreements) en verwerkersovereenkomsten in het kader van de AVG/GDPR.
Voor ons heeft ‘vertrouwelijkheid’ veel te maken met ‘vertrouwen’. Onze opdrachtgevers vertrouwen ons en dat beschamen we nooit. Deze persoonlijke ethiek én onze bedrijfsethiek is de krachtigste drijfveer om te handelen in het belang van opdrachtgever.
6. Welk financieel resultaat levert een project op?
Dat is een lastige vraag. De spreiding is heel groot en is vooral afhankelijk van factoren als:
- In welke branche werken we? Zo is in de Retail de dichtheid van achterafcondities veel groter dan in de Zorg.
- Hoe goed zijn contract- en conditiemanagement geborgd? Heeft het onderwerp voldoende aandacht?
- Wordt er – door bijvoorbeeld geografische spreiding – veel decentraal in de organisatie ingekocht? Verzorgt iedere afdeling zijn eigen inkoop?
- Wat is de kwaliteit van de processen binnen de crediteurenadministratie?
- Hoe groot is de organisatie? Hoe groter de inkoopspend, hoe omvangrijker een eventuele claim zal kunnen zijn.
- Wordt er een regelmatige juistheidscontrole op alle BTW-aspecten uitgevoerd?
Om tóch een ervaringscijfer te geven: in de leverancierscondities vinden we gemiddeld een extra opbrengst van 3 tot 4% (gemeten ten opzichte van de opbrengst uit deze condities). Dat toont de relevantie van de financiële resultaten aan. De opbrengst is vaak structureel, ook voor de komende jaren!
We willen jou ook graag een paar vragen stellen. Zo wordt nóg duidelijker of Recentes iets voor jouw organisatie kan betekenen.
7. Weet je zeker…
- dat alle inkoopcontracten op één plaats in jouw organisatie zijn bijeengebracht?
- dat alle opbrengsten uit leveranciersafspraken zijn ontvangen?
- dat er een goede functiescheiding is tussen degene die de afspraken maakt en degene die ze bewaakt?
- dat er de afgelopen vijf jaar geen overnames zijn geweest, er geen personeelsverloop bij Inkoop/CM is geweest en de systemen inkoop en contractmanagement op de juiste manier ondersteunen?
8. Kun je er nog een project bij hebben?
Met de huidige personeelskrapte ligt er al vaak hoge druk op sleutelfiguren in de organisatie. Er lopen al zoveel projecten en het gewone werk moet ook gedaan worden. En dan ook nog een recoveryproject van Recentes? Wat gaat dat voor extra werk voor jou opleveren? Er is natuurlijk een grens!
We willen je graag geruststellen, maar dat is makkelijk gezegd. Wat we wél kunnen zeggen, is dat we zo geruisloos en zelfstandig mogelijk ‘opereren’ en je organisatie maximaal ontzorgen. Dat verzinnen we niet zélf, dat vertellen onze opdrachtgevers. Op onze website vind je een aantal testimonials. De ervaringen van deze opdrachtgevers zeggen je misschien veel meer!
9. Gebruik je vooral Excel?
Het is eigenlijk verbazend… Controllers zijn grotendeels bezig met het managen van risico’s en zorgen dat de organisatie robuust ingerichte processen en procedures heeft. Maar dezelfde controller gebruikt bij voorkeur Excel voor het managen van de geldstroom die bij leveranciers vandaan moet komen. En Excel is kwetsbaar… Zomaar een formule-foutje of een verkeerde verwijzing… Bovendien zijn Excel-sheets lastig overdraagbaar aan een ander.
Met leveranciersgelden zijn niet zelden miljoenen euro’s gemoeid. Je zou zeggen: dat vraagt om een geautomatiseerde oplossing! Recentes heeft, speciaal voor dit doel, het GRIP-pakket ontwikkeld. GRIP borgt de vastlegging van afspraken en rekent de waarde ervan op ieder moment door. We vertellen je graag meer. Vraag je vast een demo of documentatie aan?
10. Onze gratis tips, ken je ze al?
- Maak ieder half jaar een dump van de volledige mailbox van bijvoorbeeld de inkopers en category managers. Dit gebeurt bijna nergens! Mailboxen van vertrekkende medewerkers worden verwijderd (als de vertrekkende deze niet al heeft leeg gemaakt). Als er te weinig ruimte is, wordt de historie opgeschoond. Zo gaat er veel waardevolle informatie verloren. Informatie die je later misschien nog nodig hebt – denk aan contracten, afrekeningen, tussentijdse afspraken en prijslijsten.
- Schakel ieder jaar een team van vier controllers in om de financiële afwikkeling van het vorige jaar te controleren. Dat kost zéker 4 tot 6 maanden tijd. Is je bezetting al krap en kun je zo’n piek niet gebruiken in je planning? Besteed het dan uit.
- Stel een specifieke rebate controller aan, die als taak heeft de volledigheid van opbrengsten uit leverancierscondities te waarborgen. Centraliseer het contractmanagement – ook van ICT- en facilitaire inkoop – en betrek de contractmanager bij de totstandkoming van een contract.
Heb je een andere vraag?
Staat je vraag er niet bij? We beantwoorden ‘m graag! Bel Jaap Jaap Wieman of neem contact op via het contactformulier.
