1. ‘Onze boeken zijn gesloten’
Dit is misschien wel het slechtste argument. Je mag zelfs hópen dat een organisatie na een half jaar de boeken gesloten heeft. Dat heeft echter niets te maken met het recht van de opdrachtgever om zijn geld (terug) te krijgen. Bovendien is er meestal een reservering getroffen voor een verschuldigde bonus of een dubbele betaling. Dat staat dan gewoon op de balans te wachten tot Recentes voorbij komt…
2. ‘Ga iemand anders lastig vallen’
Dat was misschien wel de meest confronterende reactie. Deze leverancier was er duidelijk niet van gediend dat we vragen kwamen stellen over een bonus-claim van een paar jaar geleden. Hij had beter even tot 10 kunnen tellen vóór hij de mail verstuurde. Uiteindelijk zijn we er wel prima uitgekomen, trouwens.
3. ‘Dat is destijds al mondeling afgestemd’
Dit kan wel degelijk een feit zijn, dus onze reactie is dan altijd voorzichtig. Wanneer het over een belangrijk bedrag gaat, zullen de afspraken toch ook wel bevestigd zijn? Waarom is de omissie niet op de gewone manier hersteld? Wanneer de leverancier ons die bewijzen kan aanleveren, dan kunnen we daar zeker genoegen mee nemen. Hoe jammer ook.
4. ‘Die medewerker werkt niet meer bij ons’
‘De medewerker die de afspraak maakte, werkt niet meer bij ons.’ Tja. In iedere organisatie is er verloop. Maar iedere organisatie is er zelf ook voor verantwoordelijk dat personeelsverloop niet leidt tot discontinuïteit. Men komt er dus niet mee weg om met dit argument een claim af te wijzen. Wij gaan uit van de feiten (contracten, andere afspraken, transacties) en laten ons graag door andere feiten overtuigen.
5. ‘Uw vordering is verjaard’
Een vordering ten gevolge van een dubbele betaling bijvoorbeeld, verjaart pas vijf jaar nadat de schuldeiser bekend werd met het bestaan van de vordering. Meestal is dat het moment waarop onze medewerkers de dubbele betaling ontdekken. Bovendien leidt verjaring niet tot het vervallen van de vordering: deze wordt bij verjaring omgezet in een niet-afdwingbare verplichting. De vordering kan dan nog steeds worden vereffend door hem bijvoorbeeld af te trekken van een betaling aan de schuldenaar.
6. ‘We kunnen niet bij de oude boekjaren’
‘Ons computersysteem is vervangen en wij kunnen niet bij de oude boekjaren’. Wij zijn dan altijd benieuwd wat de betreffende leverancier zal antwoorden aan de Belastingdienst, die tot zeven jaar terugwerkend een controle kan doen. Onze reguliere audit-termijn van vijf jaar valt daar ruim binnen. Dus de verplichting om de boekhouding van de oude jaren inzichtelijk te hebben, vervalt niet zomaar door een nieuw systeem!
7. ‘We hebben zelf nog openstaande posten’
Leveranciers die een factuur twee keer betaald krijgen, reageren niet altijd met een spontane terugbetaling. Nogal eens wordt het geld achtergehouden, soms onder het argument dat er nog een vordering op de klant is en dat het saldo dus in het voordeel van de leverancier is. Slecht verhaal! Zéker in een langdurige relatie is het prettig als de leverancier zelf de fout constateert en communiceert met de klant hoe dit rechtgezet kan worden. Dat staat helemaal los van de normale betaling van normale facturen.
8. ‘We doen al een tijd geen zaken meer’
Dit komt zeker voor; het bemoeilijkt het vereffenen van een ontdekte oude schuld. Tegelijk zijn er genoeg leveranciers die zo professioneel zijn dat ze een bedrag uit oude jaren gewoon terugbetalen. Zonder moeilijk te doen. Juridisch zal dit argument natuurlijk nooit stand houden, tenzij er ‘algehele finale kwijting’ is overeengekomen bij het beëindigen van de relatie.
9. ‘We hebben het weggestreept’
‘We hebben het weggestreept tegen oude onbetaalde facturen’ is een reactie die we weleens horen. Een opdrachtgever kan echter redenen hebben om facturen niet te betalen. Onduidelijkheid over de levering, kwaliteitsproblemen, prijsverschillen. Als een leverancier zijn kans schoon ziet om een dubbele betaling weg te boeken tegen al langer openstaande dispuutfacturen, dan zal hij dat niet altijd onbenut laten. Rechtmatig is het echter niet – en als wij de claim indienen zal de leverancier die oude discussie over dispuutfacturen toch echt nog moeten voeren.
10 Stilte…
…
Gelukkig zijn deze voorbeelden uitzonderingen. Er zijn genoeg leveranciers die geen excuses hebben of pogingen tot ontwijking doen. In alle situaties werkt Recentes respectvol en vastberaden samen met uw leveranciers. We hebben respect voor de relatie en gaan recht-door-zee met iedereen om. Afspraak is afspraak en eerlijk is eerlijk. En daar zijn we trots op.
